Mit unserem Partner für IT-Sicherheit & Datenschutz, Conceptic bieten wir professionelle Beratungs- und Betreuungsleistungen für alle Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben rund um das Thema IT-Sicherheit und Datenschutz.

Einführung eines Hinweisgeberverfahrens „internen Meldestelle“ im Unternehmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)

Seit dem 02.07.2023 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgeberverfahren (sogenannte „interne Meldestelle“) einzuführen:

  • für Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitende sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes, also ab dem 02. Juli 2023
  • für kleinere Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Mitarbeitende (und bis 249 Mitarbeitende) ab dem 17. Dezember 2023

Hintergrund: Mit diesem Hinweisgeberschutzgesetz soll der bislang lückenhaft e und
unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut und die EU-Whistleblower-
Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in nationales Recht umgesetzt werden. Der Schutz
hinweisgebender Personen und sonsti ger von einer Meldung betroff ener Personen soll
gestärkt und es soll sichergestellt werden, dass ihnen im Rahmen der Vorgaben dieses
Gesetzes keine Benachteiligungen drohen.

ACHTUNG! Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle wurden Bußgelder in Höhe von max. 50.000 Euro angedroht.

Anforderungen an die „interne Meldestelle“

  • gemäß § 16 HinSchG: Bestellung von berechtigten und auf Vertraulichkeit verpflichteten Personen Zugriff auf eingehende Meldungen über die eingeführten Meldekanäle haben
  • Zugriff durch unberechtigte Personen verhindern
  • Schutz der Identität der hinweisgebenden Person bzw. des Hinweises selbst gewährleisten
  • Meldungen in mündlicher oder in Textform über die Meldekanäle ermöglichen
  • persönliche Zusammenkunft auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ermöglichen

Anforderungen an die Personen, die Hinweise entgegennehmen

  • gemäß § 15 HinSchG: die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten
    Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein
  • neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle können sie andere Aufgaben und Pflichten
    wahrnehmen
  • derartige Aufgaben und Pflichten dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen
  • beauftragten Personen müssen über die notwendige Fachkunde verfügen

Unser Angebot

  • gemäß amtlicher Begründung zu § 14 HinSchG können mögliche Dritte , die eine interne Meldestelle betreiben, externe Berater (Datenschutzbeauftragte ) sein

Welche Gefahren drohen?

Schadensersatzansprüche bei Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz

der hinweisgebenden Person bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot der daraus
entstehende Schaden zu ersetzen

Sanktionen, Bußgelder bei Verstoß gegen das Hinweisgeberschutzgesetz

  • Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des HinSchG können als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße geahndet werden können
  • dies gilt für Unternehmen, die keine interne Meldestelle einrichten, die Meldungen
    behindern oder die Repressalien gegen die hinweisgebende Person ergreifen
  • Bußgeldandrohung bei Verstößen gegen die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle
    ist aber erst ab dem 01. Dezember 2023 anzuwenden (§ 42 Abs. 2 HinSchG)
  • mit Bußgeld bedroht wird daneben auch das wissentliche Offenlegenunrichtiger Informationen

Unsere Dienstleistung

  • Implementierung einer internen Meldestelle mit verschiedenen Kanälen (mündliche und elektronische Übermittlung)
  • Einhaltung der Verfahren gemäß Art. 17 HinSchG
  • Eingangsbestätigung an Hinweisgebenden nach spätestens sieben Tagen
  • Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt
  • Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten, ggf. um weitere Information ersuchen
  • Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen
  • angemessene Folgemaßnahmen ergreifen
  • Rückmeldung an den Hinweisgebenden innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung (inkl. geplanter und ergriff einer Folgemaßnahmen unter Berücksichtigung, das interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden)
  • Protokollierung des Hinweises und vertrauliche Aufbewahrung für mind. 3 Jahre
  • Durchführung der notwendigen Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) in Zusammenarbeit
    mit dem Unternehmen
  • Implementierung der internen Meldestelle in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
    (VVT)

Preise für unsere Dienstleistungen

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